Obligación presentación por Internet de los libros contables.
Para comenzar el presente comentario, CONFIRMAR las sospechas, informaciones de prensa, conversaciones con otros profesionales, segundas opiniones,…, de algunos de nuestros lectores,…, la LEGALIZACIÓN de los LIBROS del Ejercicio 2014 ha de realizarse OBLIGATORIAMENTE en SOPORTE ELECTRÓNICO (adiós al papel definitivamente) y ser presentados en el Registro Mercantil por VÍA TELEMÁTICA.
Es la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en su artículo 18, la que establece que “todoslos libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio”.
En este sentido, la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, desarrolla lo establecido en el referido artículo 18 y que a continuación pasamos a comentar:
¿CUÁNDO COMIENZA A APLICARSE?
Este sistema de legalización de libros en formato electrónico y presentación por vía telemática, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley.
Como es conocido, el plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, esto es, por ejemplo, si el ejercicio cierra a 31 de diciembre del año 2014, el último día para legalizar (y remitir al Registro las Actas del ejercicio) el Libro de Actas será el 30 de abril del año 2015, siendo la periodicidad de dicha legalización anual.
Si, la sociedad tuviera un ejercicio económico no coincidente con el año natural, habiendo cerrado su ejercicio el 30 de Septiembre de año 2014, el 31 de Enero del año 2015 fue la fecha límite para legalizar telemáticamente los libros. Ahora bien, aquellas entidades cuyos ejercicios económicos fueran abiertos antes de 29 de septiembre de 2013, NO tendrán la obligación de legalizar en soporte electrónico y presentación vía telemática.
En este sentido, hemos asistido durante la legalización de los libros de 2013 (en Abril de 2014) a situaciones absolutamente variopintas en cuanto a la aplicación de la norma por los distintos Registros Mercantiles de las ciudades españolas, permitiendo o no la presentación de libros en papel.
Conclusión:
- Si su ejercicio económico coincide con el año natural, la legalización de los libros del ejercicio de 2014, deberá ser presentada hasta 30 de Abril de 2015, en soporte electrónico y por vía telemática.
- Para ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 NO será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
- De acuerdo a la instrucción vigesimotercera de la referida la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, “cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática,excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos:
a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.
b) Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado.
c) Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos especificados en los siguientes apartados.
d) Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético acompañada de una relación de los libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada”.
Por otro lado la instrucción vigesimocuarta establece que “cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil”.
FUENTE: supercontable.com
